Como contabilizar una provisión de fondos

Es importante tener en cuenta que la provisión de fondos no es lo mismo que un anticipo o un gasto suplido, aunque puedan tener algunas similitudes. Son conceptos distintos diferentes que tienen un tratamiento fiscal y contable diferente. La provisión de fondos asegura que los recursos necesarios para cubrir los gastos futuros de una operación concreta de algún profesional o agente, mientras que un anticipo es un pago adelantado por el servicio que se recibirá posteriormente. Tambien hay que especificar que el suplido es aquel en el que el profesional realiza el desembolso por cuenta del cliente y luego lo incluye en su factura.

Diferencia entre provisión de fondos y pago a cuenta

Si bien ambos tratan de adelantar dinero, son conceptos completamente diferentes, la definición podría ser la siguiente:

• Pago a cuenta o anticipo: A diferencia de la provisión de fondos, este pago parcial se realiza antes de iniciar los servicios, cubriendo una parte del total de honorarios que se irán generando a medida que se lleve a cabo el trabajo. El pago total, es decir, el pago a cuenta o anticipo se efectuará una vez que se inicien los servicios o con anterioridad. Lleva consigo una factura con su IVA correspondiente
• Provisión de fondos: Consiste en un adelanto de los honorarios totales que el cliente realiza como garantía para los servicios que serán prestados en el futuro. No lleva factura y por tanto tampoco IVA

En este último caso donde hay más dudas en cuanto a su contabilización. Aunque no hay una norma clara al respecto, a pesar de las numerosas consultas realzadas y lo mucho que se ha hablado sobre este tema, las principales cuentas que se proponen son las siguientes:566. La cuenta “Depósitos constituidos a corto plazo” se utiliza para contabilizar el efectivo entregado en concepto de depósito irregular, a plazo no superior a un año

• 410. “Acreedores por prestaciones de servicios” se utiliza para contabilizar las deudas con suministradores de servicios que no tienen la condición de proveedores
• 554. “Cuenta corriente con uniones temporales de empresas y comunidades de bienes”, aunque reclasificando la cuenta a otra denominación ad.hoc
• 552. “Cuentas corrientes con otras personas y entidades vinculadas” Cuenta corriente de efectivo con socios, administradores y cualquiera otra persona natural o jurídica que no sea Banco, banquero o Institución de Crédito, ni cliente o proveedor de la empresa, y que no correspondan a cuentas en participación.
• 555. “Partidas pendientes de aplicación” Remesas de fondos recibidas cuya causa no resulte, en principio, identificable y siempre que no correspondan a operaciones que por su naturaleza deban incluirse en otros subgrupos. Tales remesas permanecerán registradas en esta cuenta el tiempo estrictamente necesario para aclarar su causa. Figurará en el pasivo corriente del balance

Hay otras cuentas a revisar como son la 417 (anticipos a acreedores) o 140 (provisión de fondos), pero tienen otro uso distinto a las operaciones que estamos viendo

De las anteriores opciones, la cuenta 566 no se corresponde con la naturaleza de la operación, ya que no es un depósito ni tiene ese fin

La cuenta 410 “Acreedores por prestaciones de servicios” puede ser una solución, pero como sabemos que parte puede ser que venga con gastos suplidos a nuestro nombre con otro acreedor diferente. En caso de ser acreedor habitual también puede distorsionar el mayor y estaría con el saldo cambiado

La cuenta 555, como comentamos en otro post, es sólo para ingresos recibidos cuya procedencia no conocemos. Estos casos son puntuales y se cancelan en pocos días (las empresas no suelen recibir dinero sin más). En este caso estamos ante un mal uso generado muchas veces por el título de la cuenta. Además, es un pasivo y tendría saldo deudor

La cuenta 554 es una posible solución, pero parece un poco complicada, ya que aunque a nivel práctico podría funcionar, es más una solución a nivel interna que el verdadero uso que tiene esa cuenta (además de cambiar el nombre de la misma)

Y por último tenemos la cuenta 552, que bajo nuestro criterio parece la más razonable. Es una cuenta de efectivo (movimiento de fondos) para un tercer que ni es socio, entidad de crédito proveedor o cliente.

Vamos con un ejemplo:

La empresa New PYME SL decide ampliar capital. Para ello una vez acordado en la junta General, envía la documentación al Notario, el cual una vez calculado los gastos solicita una provisión de fondos de 1.000 euros. Más tarde envía la liquidación con el resto de los gastos. Los gastos finales son: Notaria 600 euros más IVA, inscripción en el Registro Mercantil 80 euros (más IVA) y publicación el BORM 50 euros (sin IVA)
Los asientos a realizar serían los siguientes:

1)    A la entrega de la provisión

Debe			Haber
1.000	552 Provisión de fondos
		572 Bancos	1.000

2)    Al recibir las facturas correspondientes:

Factura del notario

Debe			Haber
600	623 Servicios Profesionales
126	472 HP IVA soportado
		410   Notario	636
		4751 Retenciones	90
636	410   Notario
		552 Provisión de fondos	636

Factura del registro

Debe			Haber
80	629 Otros Servicios
16.8	472 HP IVA soportado
		410   Registro	96.8
96.8	410   Registro
		552 Provisión de fondos	96.8

Gastos del BORM

Debe			Haber
50	629 Otros Servicios
		552 Provisión de fondos	50

Y cuando se realice la liquidación final y se produzca la liquidación

Debe			Haber
217.2	572 Bancos
		552 Provisión de fondos	217.2

Y con este asiento terminaríamos el proceso de la entrega de los fondos y la liquidación final de los mismos